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TSE – Was Unternehmer wissen müssen
Die Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) wirft für Taxi- und Mietwagenunternehmen eine Vielzahl von Fragen auf. Mit der Maßnahme zielt der Gesetzgeber auf die manipulationssichere und unveränderbare Dokumentation aller Kassenvorgänge ab. Die TSE, die der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entstammt, stellt sicher, dass Geschäftsvorfälle wie Beförderungsentgelte gemäß § 145 der Abgabenordnung (AO) irreversibel aufgezeichnet werden. Doch was bedeutet dies konkret für die Branche?
Was sind die technischen, organisatorischen und finanziellen Auswirkungen? Der nachfolgende Überblick wurde mithilfe von Christian Linz vom Landesverband Bayerischer Taxi- und Mietwagenunternehmen e.V. erstellt und gibt Klarheit über rechtliche Vorgaben, technische Anforderungen und praktische Umsetzungen im Betriebsalltag.
Was ist eine TSE?
Die Technische Sicherheitseinrichtung ist ein Sicherheitsmodul, das alle Geschäftsvorfälle manipulationssicher speichert. Sie besteht aus drei Komponenten: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Die TSE sorgt dafür, dass jede Transaktion, sei es eine Fahrt oder ein Storno, lückenlos dokumentiert und kryptografisch signiert wird. Damit erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen zur Einhaltung steuerlicher Vorschriften und stellt die Integrität der Daten sicher.
Warum ist die TSE verpflichtend?
Die Verpflichtung zur Einführung der TSE ist Teil der Bemühungen des Gesetzgebers, Steuerhinterziehung und Datenmanipulation einzudämmen. Seit dem 1. Januar 2024 müssen neue Taxameter mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Eine Übergangsfrist gilt für ältere Geräte mit dem bisher verwendeten INSIKA-Standard, die noch bis zum 31. Dezember 2025 betrieben werden dürfen. Ab 2026 dürfen elektronische Aufzeichnungssysteme ohne TSE nicht mehr verwendet werden. Verstöße können als Steuerordnungswidrigkeiten geahndet werden und Geldbußen bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.
Welche Vorteile bietet die TSE?
Die Einführung der TSE bietet neben der rechtlichen Absicherung auch steuerliche Vorteile. Durch die manipulationssichere Dokumentation der Geschäftsvorfälle können Taxiunternehmer den Anforderungen des § 158 AO nachkommen und ihre Buchführung als ordnungsgemäß anerkennen lassen. Dies schützt sie vor möglichen Schätzungen durch das Finanzamt nach § 193 AO, die häufig zu überhöhten Steuerforderungen führen können.
Kosten und Aufwand
Die Implementierung einer TSE ist mit erheblichen Kosten verbunden. Diese variieren je nach technischen Voraussetzungen und der Wahl des TSE-Systems. Hardwarebasierte Lösungen sowie cloudbasierte Alternativen sind verfügbar. Während die Mindestkosten bei etwa 500 Euro pro Fahrzeug liegen, können bei Modernisierungen der Taxameter oder der Betriebssoftware Ausgaben von bis zu 1.500 Euro und mehr anfallen – jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Auch der Einbau einer TSE erfordert Zeit. Durchschnittlich ist pro Fahrzeug mit einem halben Arbeitstag zu rechnen, wobei aufwändigere Installationen mehr Zeit in Anspruch nehmen können. Die gute Nachricht: Die Kosten für die erstmalige Implementierung können steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Wer bietet TSE-Lösungen an?
Der Markt für TSE-Lösungen ist breit gefächert. Neben Taxameter- und Wegstreckenzählerherstellern wie Hale, Taxitronic oder Semitron gibt es unabhängige Anbieter wie fms, mpc, Swissbit, Fiskaly, Gefos und andere. Unternehmen können zwischen integrierten und nachgelagerten Systemen wählen. Nachgelagerte Systeme erfassen Geschäftsvorfälle zunächst im Taxameter und speichern sie anschließend in der Vermittlungs- oder Betriebssoftware. Wichtig ist, darauf zu achten, dass der Anbieter zertifiziert ist, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Wie funktioniert die TSE?
Eine TSE zeichnet alle relevanten Daten eines Geschäftsvorfalls auf: den Beginn, die Art des Vorgangs (z. B. Fahrt, Storno), den Betrag, Datum und Uhrzeit sowie eine fortlaufende Transaktionsnummer. Diese Informationen werden kryptografisch signiert, um ihre Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Nicht signiert werden hingegen Daten, die nachträglich hinzugefügt oder verändert wurden, wie Rechnungen oder Zusatzinformationen.
Auch untypische Bezahlformen wie Festpreise oder Fahrten außerhalb des Pflichtfahrbereichs mit freier Preisvereinbarung können durch die TSE erfasst werden. Bei einer Cloud-Lösung erfolgt dies manuell.
Unterschiede zwischen INSIKA und TSE
Der INSIKA-Standard, der bisher in der Branche genutzt wurde, entspricht nicht mehr den aktuellen steuerlichen Anforderungen. Während INSIKA auf einer Smartcard-Technologie basiert, stellt die TSE eine weiterentwickelte Lösung dar, die speziell für die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entwickelt wurde. INSIKA-Geräte, die vor dem 1. Januar 2021 in Betrieb genommen wurden, dürfen noch bis Ende 2025 verwendet werden. Danach ist die Umstellung auf eine TSE unumgänglich.
Aufbewahrungspflichten und Steuerrecht
Die von der TSE signierten Daten unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht gemäß den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Signatur erfolgte. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme den Anforderungen gerecht werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten.
Eichpflicht bei TSE-Einbau
Die Notwendigkeit einer Abnahme durch das Eichamt hängt vom Einzelfall ab. Wenn der TSE-Einbau direkt am Taxameter oder Wegstreckenzähler erfolgt, sei es durch Öffnen des Geräts oder ein erforderliches Software-Update, ist eine Abnahme unumgänglich. Wird jedoch eine externe Lösung, wie etwa eine Cloud-TSE, genutzt, entfällt die Eichpflicht.
Speicherung der TSE-Daten
Unternehmer müssen die signierten Daten ordnungsgemäß und sicher aufbewahren. Dies kann lokal, etwa auf Festplatten oder Servern, oder extern in der Cloud erfolgen. Regelmäßige Backups sind unerlässlich, um Datenverlust vorzubeugen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre, und die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, beispielsweise durch Verschlüsselung und Zugangskontrollen.
Cloud-Lösungen und Softwareanschaffung
Eine externe Speicherung der TSE-Daten ist nicht verpflichtend. Jedoch müssen lokale Lösungen den Vorschriften der GoBD entsprechen. In der Anfangsphase empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Datendienstleistern. Die Implementierung der TSE kann für das eigene Unternehmen ein Anlass sein, die Digitalisierung des Betriebs voranzutreiben. Diverse branchenspezifische Programme erleichtern das Management von Fahrzeugen, Personal und Aufträgen.
Mitteilungspflichten und Steuerberater
Nach dem Einbau der TSE bestehen Mitteilungspflichten gegenüber dem Finanzamt. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden, spätere Anschaffungen innerhalb eines Monats.
Auch gemietete oder geleaste Systeme unterliegen dieser Verpflichtung. Der Steuerberater sollte frühzeitig in die Mitteilungen eingebunden werden, um steuerliche Risiken zu minimieren.
Anschaffung von Hardware
Die Notwendigkeit zusätzlicher Hardware hängt von der individuellen Betriebsausstattung ab.
Moderne Taxameter oder Wegstreckenzähler mit integrierter TSE können eine praktikable Lösung darstellen. Externe TSE-Module bieten die Möglichkeit, ohne umfangreiche Hardware-Investitionen auszukommen.
Schichtzettel und Belegausgabepflicht
Auch mit einer TSE empfiehlt sich die Führung von Schichtzetteln, da diese arbeitsrechtliche, organisatorische und betriebliche Anforderungen erfüllen. Steuerlich kann ihre Führung unter bestimmten Voraussetzungen entfallen. Die Belegausgabepflicht nach § 146a AO bleibt unabhängig von der TSE bestehen. Belege können elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden, sofern ein entsprechender Drucker im Fahrzeug vorhanden ist. Fehlt dieser, reicht eine handschriftliche Quittung aus.
Kilometerstand und Ersatzfahrzeuge
Unabhängig von der TSE ist die Erfassung des Absolutkilometerstandes des Fahrzeugs zu Beginn und Ende der Schicht vorgeschrieben. Ersatzfahrzeuge unterliegen denselben Anforderungen wie die regulären Fahrzeuge. Dies betrifft sowohl die Belegausgabepflicht als auch die Erfassung und Sicherung relevanter Daten.
Verhalten bei Störungen der TSE
Ein Ausfall der TSE erfordert umgehende Maßnahmen. Die Störung ist zu dokumentieren, und die Reparatur oder der Austausch müssen unverzüglich veranlasst werden. Während des Ausfalls sind manuelle Aufzeichnungen notwendig, die später ins elektronische System übertragen werden. Auch die Finanzbehörden sollten über den Ausfall informiert werden, da die Behörden eine lückenlose Aufzeichnung der Fahrten erwarten.
Zukunft der TSE
Die TSE ist laut aktuellem Stand eine nachhaltige Lösung, um Steuer- und Beitragsaufkommen zu sichern. Eine Ablösung durch andere technische Systeme ist derzeit nicht vorgesehen.
Die Einführung der TSE stellt das Taxi- und Mietwagengewerbe vor neue Herausforderungen. Doch sie bietet auch Chancen: Die manipulationssichere Dokumentation der Geschäftsvorfälle stärkt das Vertrauen in die Branche und schützt Unternehmer vor unberechtigten Steuerforderungen. Gleichzeitig erfordert die Umsetzung eine frühzeitige Planung und Investition.
Taxiunternehmer sollten die verbleibende Zeit bis 2026 nutzen, um sich umfassend zu informieren und die notwendigen Schritte einzuleiten. Eine enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern und zertifizierten Anbietern kann dabei helfen, die Einführung reibungslos zu gestalten. Die Umstellung mag kosten- und zeitintensiv sein, doch sie ist ein notwendiger Schritt, um die Branche zukunftssicher und rechtskonform zu gestalten. tk
Mehr zum Thema TSE bei den Conference Days, der digitalen Veranstaltung zur Wissensvermittlung zu aktuellen Themen und Netzwerken am 13. Mai 2025, 9 – 10 Uhr.
Anbieter
fms/Austrosoft
Als Mobilitätsplattform entwickelt fms/Austrosoft Soft- und Hardware und bietet fundierte Kundenberatung und Support. In den 1980er Jahren brachte das Unternehmen die ersten Direct Dialing-Lösungen für die Fahrzeugreservierung auf den Markt. Fms/Austrosoft sieht sich als Innovator im Mobilitätsbereich, sowohl bei der Fahrtenbestellung als auch bei der Fahrtenvermittlung und Fahrtenabrechnung. Der Technologievorsprung basiert auf dem leistungsfähigsten Vermittlungssystem sowohl für Großstädte als auch für ländliche Regionen.
Das fms/Austrosoft-Portfolio umfasst die vollautomatische Vermittlung, die digitale Abrechnung und ein VoIP-Callcenter, das durch den fms CallBot ergänzt wird. Die digitalen Kanäle bestehen aus multifunktionalen Apps für Fahrer und Fahrgäste sowie Webanwendungen, verschiedenen Autobuchungstechnologien und umfangreichen B2C- und B2B-Angeboten. Dabei ist die Technologie laut fms/Austrosoft „offen und verbindet alle am Mobilitätsprozess Beteiligten über jeden Kanal zu jeder Zeit an jedem Ort“.
Semitron
Semitron ist eines der renommiertesten Technologieunternehmen für Taxiprodukte. Von Taxametern, Wegstreckenzählern, Druckern und Telematiksystemen bis hin zu Dachschildern und Peripheriegeräten, Servern, Anwendungen, Programmierung und Testern hält Semitron eine umfassende Palette an Lösungen und Produkten bereit.
Der griechische Taxispezialist bietet die Möglichkeit, alte Semitron-Taxameter zu behalten und mit einem Zusatzgerät TSE-kompatibel zu machen. Die Taxameter und TSE-Daten können mit der Software Taxiwin und anderen Buchungssystemen weiterverwendet werden.Semitron bietet in Zusammenarbeit mit FMS-Austrosoft eine Cloud-TSE-Lösung an.
Darüber hinaus gibt es verschiedene Möglichkeiten, Taxameter oder Wegstreckenzähler von Semitron mit der TARIS-Treibersoftware zu koppeln. Aktuell wirbt das Unternehmen mit einem Kombipreis mit Sonderrabatt beim Kauf eines neuen Taxameters und einer TSE-Box.
Taxitronic
Taxitronic ist ein führender Entwickler und Hersteller von Taxametern, Wegstreckenzählern und Datenterminals für die Taxi- und Mietwagenbranche. Der Entwickler von Software für Taxizentralen, Flotten und professionellen Anwendungen hat seinen Hauptsitz in Barcelona. 2017 stellte der spanische Hersteller beispielsweise mit dem TX80 Skyglass das weltweit einzige Spiegeltaxameter mit integriertem Drucker vor.
Taxitronic integriert seine TSE-Lösung zur Signierung und Speicherung digitaler und steuerrelevanter Daten gemäß der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in seine TX80-Modellreihe für Taxameter und Wegstreckenzähler. Die von Taxitronic angebotene Lösung beinhaltet die Anwendung TX Prime, die alle Aktivitäten eines Fahrzeugs oder einer Flotte erfasst. Die Anwendung zeichnet alle Dienstleistungen und Daten auf, die vom Taxameter oder Wegstreckenzähler generiert werden, sowie relevante Informationen für die Unternehmensverwaltung. Die aufgezeichneten Daten werden sicher im zertifizierten TSE gespeichert.
MPC-Software
Die MPC-Software bietet maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Branchen, Fahrzeugtypen und Unternehmensgrößen. Durch den modularen Aufbau der Hard- und Software lassen sich Systeme bedarfsgerecht konfigurieren, um Kosten zu optimieren. Individuelle Anpassungen und spezifische Projekte sind auf Wunsch möglich. Eine zentrale Rolle spielt die Fahrer-App, die auf Smartphones, Tablets sowie DIGITAX-Terminals genutzt werden kann. Sie verbessert die Kommunikation zwischen Fahrern und Disponenten und sorgt für einen reibungslosen Informationsaustausch. Ergänzt wird das System durch einen Chatbot, der Bestellungen über WhatsApp entgegennimmt. Der mehrsprachige Assistent verarbeitet sowohl Sofort, als auch Vorbestellungen und informiert Kunden über die Ankunft ihres Fahrzeugs.
Mit dem DIGITAX X-One für Android und TARIS Driver Pro stehen Fahrern alle relevanten Funktionen in einer einzigen Anwendung zur Verfügung. Zusätzlich bietet MPC mit TARIS Voice eine sprachgesteuerte Lösung für die telefonische Bestellannahme. Der intelligente Assistent versteht Kundenanfragen, verarbeitet Bestellungen automatisch und leitet diese direkt an das Dispositionssystem TARIS Dispatch weiter. So lassen sich Abläufe in der Vermittlung weiter optimieren.
HALE electronic
HALE electronic ist seit rund 45 Jahren der führende Entwickler und Hersteller von Taxametern und Zubehör in Europa und bietet als Innovator der Branche heute komplette Taxisysteme – vom Taxameter über Zubehör und Dachzeichen bis hin zu Softwarelösungen. Der Marktführer im deutschsprachigen Raum und Exporteur in mehr als 35 Länder weltweit offeriert Taxilösungen, die bis hin zu kompletten Taxi-Systemen flexibel und modular erweiterbar sind.
Ob Standard-Taxameter / Wegstreckenzähler oder integrierte Spiegeltaxameter / Wegstreckenzähler – die Produktphilosophie von HALE ist durchgängig. Die HALE Taxameter erkennen Abrechnungslösungen von Anbietern wie taxi.de automatisch und übermitteln und speichern die Fahrdaten im zertifizierten HALE-Datencenter in Österreich.
Das Salzburger Unternehmen ist auch Zulieferer und Entwicklungspartner der deutschen Automobilindustrie. Mit dem Wegstreckenzähler WSZ-07 bietet HALE den absoluten „Alleskönner“ für den Mietwagen an. Der Wegstreckenzähler der „nächsten Generation“ erfülle laut Hersteller alle Anforderungen im täglichen Fahrbetrieb – und sei damit sowohl für Einzelunternehmer als auch für Flotten bestens geeignet.
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