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Bürokratieentlastungsgesetz: Neue Aufbewahrungsfristen
Eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO) gilt für folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
Eine achtjährige Aufbewahrungsfrist gilt für Buchungsbelege.
Achtung: Für alle Belege bis Ende 2024 beträgt die Frist weiterhin zehn Jahre!
Steuerberater Roland Franz weist darauf hin, dass Buchungsbelege alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle sind und die Grundlage für die Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen bilden (keine Buchung ohne Beleg).
„Diese Definition hat eine relativ große Bandbreite und erfasst in der Regel u.a. Rechnungen, Beitrags- und Steuerbescheide, Verträge, Lohn- und Gehaltslisten sowie alle sonstigen Unterlagen aus dem operativen Geschäft, die eine konkrete Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage dokumentieren. Durch die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre seit dem 1. Januar 2025 soll ein Beitrag zum Bürokratieabbau geleistet werden. Unternehmen werden dadurch wirtschaftlich entlastet, da sie geringere Ressourcen zur Lagerung bzw. Speicherung von Unterlagen vorhalten müssen“, erklärt Roland Franz.
Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Laut Steuerberater Roland Franz ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z.B. Mietverträge oder sonstige Verträge mit mehrjähriger Laufzeit, erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen beginnt.
„Die Aufbewahrungsfristen können sich unter bestimmten Umständen auch verlängern. Das ist dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind und die sogenannte Festsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist“, gibt Steuerberater Roland Franz zu bedenken.
Aufbewahrungsfristen 2025
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt oder der Einzelabschluss bzw. der Konzernabschluss erstellt worden ist. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.
Wurden beispielsweise die letzten Buchungen für das Jahr 2013 im Jahr 2014 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2014. Sie dauert zehn Jahre und endet somit mit Ablauf des Kalenderjahres 2024.
„Ab dem 1.1.2025 können alle Unterlagen für das Jahr 2013 vernichtet werden“, erklärt Roland Franz. Er gibt aber zu bedenken, dass die Aufbewahrungsfrist nicht endet, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2024 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt.
Achtung: Verlängerung der Aufbewahrungsfrist
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Ein vorläufiger Steuerbescheid (z.B. wegen Liebhaberei oder einer bestimmten steuerlichen Fallgestaltung bzw. eines bestimmten Sachverhalts) wird erst bestandskräftig, wenn er für endgültig erklärt wird. Dies kann auch nach Ablauf der Frist von zehn Jahren sein. Ist ein Verfahren vor dem Finanzgericht, Bundesfinanzhof oder dem Gerichtshof der Europäischen Union anhängig, wird der Steuerbescheid ebenfalls nicht bestandskräftig.
„Haben Sie Zweifel, sollten Sie die Dokumente länger aufbewahren. Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber (§ 14b Abs. 1. Satz 5 UStG) eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungs- und Zahlungsbelege (Handwerkerrechnungen) bei Privatpersonen eingeführt“, mahnt Roland Franz eindringlich.
Besserverdiener müssen Belege sechs Jahre aufbewahren.
Neuregelung bei positiven Überschusseinkünften
Für Steuerpflichtige, die positive Überschusseinkünfte, also:
- Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit
- Einkünfte aus Kapitalvermögen
- Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder
- sonstige Einkünfte im Sinne des § 22 EStG (z.B. Renten)
von mehr als 750.000 Euro (bisher 500.000 Euro) im Kalenderjahr erzielen, gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht. Dieser Personenkreis muss Aufzeichnungen und Unterlagen zu den Einnahmen und Werbungskosten über die oben genannten Einkünfte sechs Jahre lang aufbewahren. Die Neuregelung gilt erstmalig ab 2027.
Die bis 2026 bestehenden Aufbewahrungsfristen bleiben auch dann bestehen, wenn die Einkunftsgrenze ab 2027 nicht mehr überschritten wird (§ 40 EGAO). Wird z.B. im Jahr 2026 die Einkunftsgrenze von 500.000 Euro überschritten, müssen diese Belege sechs Jahre lang aufbewahrt werden. (Quelle: Bundesministerium der Justiz /Bundesgesetzblatt / Haufe-Verlag / Kanzlei Roland Franz & Partner)
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